Informatie wordt steeds belangrijker binnen organisaties en bedrijven. De stapel informatie is al enorm en dagelijks komen daar alleen maar nieuwe documenten bij. Het is dan ook van groot belang dat al deze informatiestromen op een goede en overzichtelijke manier worden verwerkt binnen de organisatie. Een goed Document Management Systeem (DMS) is cruciaal voor een geoptimaliseerde informatieverwerking. Veel bedrijven vinden een DMS een goede investering. Waarom dat is? In dit blog lees je 3 van de belangrijkste argumenten voor het investeren in een goed Document Management Systeem.
Argument 1: Een DMS zorgt voor tijdwinst
Met een goed Document Management Systeem creëer je metadata, waardoor je documenten in het vervolg snel terug kunt vinden. Daarnaast zorgt het systeem automatisch voor het opslaan, archiveren, vernietigen en opzoeken van documenten, iets waar zonder DMS veel tijd in kan gaan zitten, zeker wanneer de documenten slecht vindbaar zijn. Tot slot kunnen medewerkers snel en overzichtelijk digitaal samenwerken met behulp van een Document Management Systeem, waardoor werkprocessen efficiënter gaan.
Argument 2: Een Document Management Systeem zorgt voor verbetering van dienstverlening
Doordat dossiers digitaal vindbaar zijn, hebben medewerkers bepaalde gegevens snel paraat. Geen rompslomp meer met betrekking tot papierwerk en ouderwetse mappen waar informatie in opgeslagen staat. Dit zorgt niet alleen voor een fijnere workflow, maar straalt ook af op je klanten. Omdat je snel alle relevante informatie van een traject kunt vinden, kun je vlot en efficiënt antwoord geven op bepaalde vragen en opmerkingen van je klanten.
Argument 3: Informatie is altijd veilig met DMS
Omdat alle informatie eenmalig centraal wordt opgeslagen, hoef je je nooit meer zorgen te maken dat documenten kwijtraken. Bedrijfsgevoelige of kritische informatie van jou of je klanten raakt dus nooit kwijt. Daarnaast bepaalt het DMS automatisch wie binnen de organisatie welke informatie mag inzien, verwerken of bewerken. Zo komt de informatie dus nooit in verkeerde handen terecht.
Dit waren 3 belangrijke argumenten voor de aanschaf van een DMS. Uiteindelijk moet de investering van een Document Management Systeem wel leiden tot een duidelijk rendement. De winst van DMS zit in het goed faciliteren van informatiestromen, waardoor er meer tijd overblijft voor optimale serviceverlening naar relaties én ondersteuning van collega’s. Om te bepalen of een DMS een goede investering is voor jouw bedrijf, is het goed om in kaart te brengen hoeveel tijd je op dit moment kwijt bent aan informatieverwerking.
